「今週の一言（いちげん）」第57話パート社員が「雑務」をしていたら、それは社長の大損！です。
「だって見て下さいよ、この業務日報、『雑務』としか書いてないじゃないですか。
これで評価しろと言ったって難しいですよ。何度も伝えたんですよ。雑務じゃ分からないから違う書き方にしてくれと。
でも確かに上司の補助的な仕事が主でしょ、雑務をしているだけじゃないですか。」
外部からコンサルタントとして企業を眺めると、「もったいないなあ」と思う場面にぶつかることがよくあります。
優秀な人材がいるのに、活用していないのです。
活躍の場を、入社したときから同じ狭い範囲に固定してしまい、会社は変化しているのに、会社の利益には関心を持たない社員を作り出しています。
利益が伸び悩んでいるとご相談を受け、伺ったある会社での話です。
社長・取締役から会社の概要について話を伺いましたが、実際の流れを具体的に教えてほしいと申しましたら、呼ばれてやってきたのは、パート社員でした。
永年勤務している女性パート社員は、経理にも、人の採用にも、関わって来ました。社員の多くは、顔見知り。しかし、大きな役割を持たされたことはありません。
誰かのリリーフだったり、上司の雑務だけですけれど、細々な業務を行って来ましたと話しだしました。
毎日雑多な仕事と現場からの電話を受けているだけで、業務時間の大半がすぎます。
「現場から聞こえてくる細かい問題は、社長に報告してないです。だって社長は本当に忙しいし、現場の問題を社長に報告して社長に反対しているように思われたら大変じゃないですか。男の人は生活がかかっているのだから。」
「実際、私も目の前のことをこなすだけで、まー、雑務ですよね。でも、人手不足」
この「雑務」をこなすのに、もっと人を入れてくれと言われた社長はうなりました。
なんで「雑務」のために人を増やす必要があるのか、バカも休み休み言え！
会社の状況を知る客観的な指標は、財務諸表やKPIといった数値データですが、従業員の業務内容を把握するにも、業務ごとの稼働時間という数値データが必須です。
社員の稼働時間に比較して成果がえられていない業務は何かをハッキリさせることが、
業務改善の第一歩です。
会社の経営には、状況を把握することが何より大事なことです。
リスクは何か？
無駄な人件費が垂れ流される状況を放置すれどんな会社もつぶれます。
「数値データ」がなければ、社長の判断に裏付けがない状況です。
特に「人事」は、「好き嫌い」の尾ひれがついてうわさ話になりやすいもの。
会社を「ブラック」にしたり、社長を「裸の王様」にしてしまう危険があります。
人の評価は大変難しいものです。
社内の見方と社外の見方、上司の見方と同僚の見方、違いが出ます。
社外から見ると、強みが見えます。（なかなか言ってはもらえませんが）
社内から見ると、弱点ばかり見えます。
上司から見れば、過去の経歴に対する評価が見えます。
同僚から見れば、人柄や態度・チームとしての働きやすさが分かります。
人事評価は、必ず数人で行うルールと評価基準を数値化する仕組みを作る事です。
仕事を区分してランクを分けて評価基準を作ると、雑務はなくなります。
掃除と言った環境整備であっても、
①「掃く・拭く・補充」
②「整理・整頓」
③「同僚がすぐに作業できる整備」
④「効果的な配置を考えて、設備投資計画を作る」
会社への貢献度・成果で、業務ランクを明示すれば、社長の思いが具体的に社員に伝わります。それが御社の基準書になります。
さらに業務に社長の想いの点数をつければ、成果を数字で評定できます。
社員は何を社長が大事に思っているのか具体的に知る事ができます。
職務の基準が一覧になる事は、全ての業務が一つの束になって、会社という価値を作っていると、社員全員が具体的に知ることなのです。
当たり前の事ですが、ビジネスは、製造だけ出来てもビジネスにならないし、営業で売ってきても、見合う製品が期日までに納品されなければ、ビジネスにならない。
そもそも、請求書が発行されて、資金回収がきちんと行われ、しかも利益が出なければ、ビジネスではないのです。
会社の全ての業務は、会社の達成したい利益に繋がっています。
朝の机の清掃は、業務に必要な書類が担当者に見えやすいように並んでいるか、保管すべき書類が無造作に取り扱われていないかを確認するために、必要です。
わざわざ銀行へ行って残高を確認することは、資金計画が計画通りに進んでいるか未収になっている取引先はないかを、確認するためのものです。
客数だけならレジですむのに、来店者数の確認までするのは、広告・販促業務の成果を確認するために欠かせないデータだからです。
まず、なぜその業務が必要なのか、「紙」で社員にしっかりと伝えます。
次にその行動と利益に繋がるデータの数値化を実行します。
数値化しにくい事項は、３段階〜５段階のランク分けにします。
数値化すると、評価が簡単です。
低い評価の事項は、優先順位が低い事項です。
忙しいし、状況は変わる、だから会社の仕事は優先度の高いものから実行します。
会社全体として優先度が高い問題に全社員で対応しようと呼びかける事ができるのは、数値化して評価するから、皆の納得する客観性が高い事項だからです。
社長が数値化を実行しなければ、社長についてくる人材は減ります。
「社長がまた思いつきで評価基準を作ったよ、そのうちきっとなくなるよ。
だって数値化しないもの、自分で自分の決定を評価しないと言っている。」
東大に合格したいのに、模試は受けない、テストの成績は見たくないと言っている子供のようだと、従業員は見抜いています。
じり貧になっていく会社によく見られる傾向があります。
売上は上がっているのに、利益率は低下していくのです。
目先の資金が大切な社長は、何よりも一時の回収資金の多さに惹かれます。
社長の評価は売上金額だけだ、暗黙のメッセージを、社員が感じ取ります。
経営者が望むことを達成すれば、報酬を得られる。それ以外は雑務に成下がります。
会社に雑務はありません。
全ての業務に価値をつけること、数値データに置き換えることは、業績アップの定理です。